Privacy
verklaring

Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken als je onze website www.circle-fit.com bezoekt, er een proefles boekt, je aanmeldt of contact met ons opneemt. In deel B lees je hoe we je gegevens verwerken als je lid bent van een club die Circle-Fit B.V. zelf exploiteert.

A. Website

1. Wie is verantwoordelijk?

Verantwoordelijke voor de website is Circle-Fit B.V., statutair gevestigd in Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32154179, bezoekadres Kanseliersplein 81, 5223 LV ‘s-Hertogenbosch, e-mail info@circle-fit.nl. Deze privacyverklaring geldt voor alle taalversies van de website (Nederlands, Duits, Engels en Tsjechisch). We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Met vragen over privacy kun je terecht bij info@circle-fit.nl.

2. Clubs en lidmaatschap

Circle Fit clubs worden geëxploiteerd door Circle-Fit B.V. of door zelfstandige exploitanten. Clubs in Duitsland worden geëxploiteerd door Circle-Fit Germany UG (haftungsbeschränkt), clubs in Tsjechië door Circle-Fit Czechia s.r.o. Boek je via de website een proefles of sluit je een lidmaatschap af, dan geven we je gegevens door aan de exploitant van de club die je kiest. Die is vanaf dat moment zelf verantwoordelijk voor je lidmaatschap en informeert je met een eigen privacyverklaring. Voor Duitse clubs vind je die op www.circle-fit.com/datenschutzerklaerung. Voor clubs van Circle-Fit B.V. geldt deel B van deze verklaring.

3. Bezoek van de website

Onze website wordt gehost door Framer B.V. (Amsterdam). Bij elk bezoek verwerkt de server technische gegevens: je IP-adres, datum en tijd, de opgevraagde pagina, de verwijzende pagina en je browser en apparaat. Dat is nodig om de website te tonen en te beveiligen (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG). Framer maakt daarnaast bezoekersstatistieken zonder cookies en zonder dat we je kunnen herkennen.

4. Cookies en toestemming

We gebruiken Cookiebot van Usercentrics A/S (Denemarken) om je toestemming te vragen en vast te leggen. Cookies die nodig zijn om de website te laten werken plaatsen we zonder toestemming (art. 11.7a Telecommunicatiewet, § 25 lid 2 TDDDG). Alle andere cookies en vergelijkbare technieken gebruiken we alleen als je daarvoor toestemming geeft (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken: verwijder de cookies van circle-fit.com in je browser, dan verschijnt de cookiebanner opnieuw.

• Statistieken: Google Analytics 4 van Google Ireland Ltd. meet hoe de website wordt gebruikt. Zonder je toestemming plaatst Google geen cookies en ontvangt het alleen cookieloze meetsignalen zonder identificatiecode (Google Consent Mode).

• Marketing: Google Ads (conversiemeting en remarketing, Google Ireland Ltd.), de Meta-pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) en de LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company). Hiermee meten we het resultaat van onze advertenties en tonen we advertenties aan mensen die onze website hebben bezocht. Als je een formulier invult, kan Google Ads je e-mailadres of telefoonnummer versleuteld (gehasht) gebruiken om een conversie toe te wijzen. Voor het verzamelen en doorgeven van gegevens via de Meta-pixel zijn we samen met Meta verantwoordelijk (art. 26 AVG); de verdere verwerking is de verantwoordelijkheid van Meta.

• Ingesloten inhoud: video’s van Vimeo (Vimeo.com, Inc., VS) en kaarten van Mapbox (Mapbox, Inc., VS) op onze locatiepagina’s. Bij het laden ontvangen deze diensten je IP-adres en technische gegevens en kunnen ze cookies of lokale opslag gebruiken.

Welke cookies precies worden gebruikt, met hun bewaartermijn, zie je in de cookiebanner onder „Details”.

5. Proefles boeken en aanmelden

Boek je een proefles of meld je je aan voor een lidmaatschap, dan verwerken we de gegevens die je invult, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, de gekozen club en het tijdstip, en bij een lidmaatschap ook je adres en betaalgegevens (IBAN of betaalkaart via de betaaldienst). We gebruiken deze gegevens om je boeking of aanmelding af te handelen en je bevestigingen te sturen (art. 6 lid 1 sub b AVG). Ook leggen we vast via welk kanaal je bij ons bent gekomen, bijvoorbeeld een advertentie of een aanbeveling (gerechtvaardigd belang bij het sturen van onze marketing, art. 6 lid 1 sub f AVG).

De gegevens gaan via ons boekingssysteem (Supabase, servers in Frankfurt) naar het ledensysteem van de club: Magicline (Magicline GmbH, Bonn) of het ledensysteem van Circle Fit. Betalingen lopen via de betaaldienst van de club, zoals Mollie B.V. (Amsterdam). E-mails versturen we via Resend (VS). Ons team krijgt een interne melding van nieuwe boekingen via Slack (VS). Om misbruik van het aanmeldformulier te voorkomen gebruiken we Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.).

6. Chat- en telefoonassistent Joy

Op de website en aan de telefoon helpt onze virtuele assistent Joy je met vragen. Joy is een AI-systeem van VoiceLabs (Nederland): de antwoorden worden automatisch gegenereerd en kunnen fouten bevatten. Joy neemt geen beslissingen over je lidmaatschap. We verwerken de inhoud van het gesprek (tekst of spraak), de pagina waarop je de chat start en een bezoekers-ID in de lokale opslag van je browser, om je vraag te beantwoorden en de assistent te verbeteren (gerechtvaardigd belang bij snelle klantenservice, art. 6 lid 1 sub f AVG). Geef in de chat geen gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie. Wil je liever met een medewerker praten, mail dan naar info@circle-fit.nl of bel je club.

7. Contact

Neem je contact met ons op per e-mail, telefoon of via een formulier, dan gebruiken we je gegevens om je vraag te beantwoorden (art. 6 lid 1 sub b of f AVG).

8. Ontvangers en doorgifte buiten de EU

We schakelen dienstverleners in die gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers): Framer, Usercentrics (Cookiebot), Supabase, Resend, Slack, Cloudflare, VoiceLabs en het ledensysteem en de betaaldienst van de club. Google, Meta en LinkedIn verwerken de gegevens uit hun tags deels als zelfstandig verantwoordelijke. Sommige van deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen gegevens daarheen doorgeven. We doen dat alleen als de ontvanger is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023) of als we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met hem hebben afgesproken. Een kopie van deze waarborgen kun je opvragen via info@circle-fit.nl.

9. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Serverlogs worden na korte tijd verwijderd. Cookies hebben de bewaartermijn die in de cookiebanner staat (maximaal 2 jaar). Gegevens van een proefles of aanmelding bewaart de club volgens haar eigen privacyverklaring. Chatgesprekken bewaren we zolang nodig is om je vraag af te handelen en de assistent te verbeteren.

10. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van de verwerking van je gegevens, en op overdraagbaarheid van je gegevens. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken; dat geldt voor de toekomst. Stuur je verzoek naar info@circle-fit.nl.

Recht van bezwaar: verwerken we je gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, dan kun je daar op elk moment bezwaar tegen maken om redenen die met je specifieke situatie te maken hebben. Tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken, zonder opgaaf van redenen; we gebruiken je gegevens dan niet meer voor dat doel.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het land waar je woont of werkt, bijvoorbeeld in Duitsland of Tsjechië.

11. Beveiliging

We beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS) en toegangsrechten per functie.

12. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze website of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de laatste wijziging was.

B. Lidmaatschap bij clubs van Circle-Fit B.V.

Dit deel geldt als je lid bent van een club die Circle-Fit B.V. zelf exploiteert. Welke organisatie jouw club exploiteert, staat in je lidmaatschapsovereenkomst.

1. Welke gegevens en waarvoor

Voor het uitvoeren van je lidmaatschap (art. 6 lid 1 sub b AVG) verwerken we je naam, adres, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, IBAN, lidnummer, abonnement en extra diensten, je thuisclub, je bezoeken, je facturen en betalingen, en de gegevens die je via de app invoert. Deze gegevens staan in ons ledensysteem Magicline (Magicline GmbH, Bonn).

In de club train je op toestellen van onze leverancier (EGYM of Technogym). De leverancier verwerkt de gegevens die nodig zijn om je training te begeleiden. Gegevens over je gezondheid, zoals gewicht, lengte, spier- en vetmassa, blessures en je voortgang, verwerken we alleen met je uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG).

Met de Circle Fit Smart App of, in clubs met Technogym-toestellen, de Technogym-app kun je onder meer toegang krijgen tot de club, afspraken boeken en je lidmaatschap beheren. Voor push-berichten vragen we je toestemming op je toestel.

2. Camerabewaking

In en rond onze clubs hangen camera’s, nooit in kleedruimtes of sanitaire ruimtes. We bekijken beelden alleen achteraf als er een incident is gemeld. Dit doen we voor de veiligheid van leden en medewerkers en ter bescherming van onze eigendommen (art. 6 lid 1 sub f AVG).

3. Informatie over Circle Fit

Als lid sturen we je per e-mail informatie over vergelijkbare diensten, nieuwe clubs en acties (art. 6 lid 1 sub f AVG en art. 11.7 Telecommunicatiewet). Je kunt je daarvoor op elk moment afmelden via de link in elke e-mail.

4. Smart Training, ranking en High Fives

In clubs met EGYM-toestellen laat de Circle Fit Smart App onder de naam Smart Training zien hoe regelmatig je traint. Daarvoor voegen we je aanmeldingen op de EGYM-toestellen samen tot trainingssessies en berekenen we je Circle Score (0 tot 100, op basis van de frequentie, regelmaat en volledigheid van je sessies in de afgelopen vier weken), je level en je onderscheidingen. We gebruiken daarvoor alleen het tijdstip, de club en het aantal van je aanmeldingen, geen trainingswaarden, lichaamsgegevens of andere gezondheidsgegevens. Score, level en onderscheidingen zie alleen jij (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Aan de ranking van je club, de ranking van alle Circle Fit clubs en aan challenges doe je alleen mee als je daarvoor in de app toestemming geeft (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kiest een rankingnaam of gebruikt de voorgestelde naam (CF_, de code van je club en een nummer); je echte naam tonen we niet. Andere deelnemers zien je rankingnaam, je plaats, je score of challengepunten en je bekers. Een ranking verschijnt pas vanaf vijf deelnemers; medewerkers doen niet mee.

Als deelnemer aan de ranking kun je een andere deelnemer een High Five sturen. Dat kan alleen als jullie allebei toestemming hebben gegeven voor de ranking. De ontvanger krijgt een pushbericht („[rankingnaam] geeft je een high five voor je inzet in de ranking. Ga zo door!”) of, als pushberichten uit staan, een melding in de app, en kan een High Five terugsturen. We verwerken daarvoor alleen de rankingnamen van afzender en ontvanger, het tijdstip en het apparaattoken van de ontvanger voor de bezorging (via Expo, VS, en Apple of Google). Een High Five is een eenmalige gebeurtenis; een geschiedenis bewaren we niet. Per paar kan één High Five per 24 uur, per afzender maximaal 20 per dag. Grondslag is je toestemming voor de ranking (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Je kunt je toestemming voor de ranking op elk moment in de app intrekken. Je rankingnaam en openstaande High Fives van en aan jou worden dan verwijderd.

5. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens zolang je lidmaatschap loopt en daarna nog 12 maanden. Gegevens die we op grond van de fiscale bewaarplicht moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we 7 jaar. Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens.

Aanmeldingen op EGYM-toestellen verwijderen we na 90 dagen. Smart Training-sessies, score, level en onderscheidingen bewaren we tot je ledengegevens worden verwijderd, je rankingnaam tot je je toestemming intrekt. Een High Five bewaren we tot de ontvanger hem heeft gezien (daarna maximaal 24 uur als blokkade tegen dubbel versturen), ongezien maximaal 7 dagen.

Voor ontvangers, doorgifte buiten de EU, je rechten en klachten geldt deel A.